คุณคงมีอีเมล "ด่วน" ที่คุณคอยผลัดวันประกันพรุ่งที่จะเปิดอ่าน หรือภารกิจที่คุณคอยผลัดวันประกันพรุ่งไปเรื่อยๆ งานธุรการเป็นส่วนหนึ่งของชีวิต แต่ก็ไม่ใช่เรื่องสนุกสักเท่าไหร่ แล้วถ้าหากแทนที่จะจัดการกับมันคนเดียว คุณเปลี่ยนมันให้กลายเป็นประสบการณ์ที่ทำร่วมกันและสนุกสนานขึ้นล่ะ?
"ค่ำคืนแห่งการจัดการเอกสาร": เมื่อเอกสารกลายเป็นกิจกรรมทางสังคม
แนวคิดนี้เรียบง่ายแต่ได้ผลดีเยี่ยม: จัดงานเลี้ยงสังสรรค์ในตอนเย็นเพื่อจัดการงานเอกสารโดยเฉพาะกับเพื่อน ๆ แต่ละคนนำแล็ปท็อป บิล แบบฟอร์ม หรือเอกสารยื่นภาษีที่ยังค้างอยู่มาด้วย ทุกคนจะจดจ่ออยู่กับเอกสารของตนเองเป็นเวลาหนึ่งถึงสองชั่วโมง โดยมีเพื่อน ๆ คอยช่วยเหลือหากจำเป็น ไม่มีสิ่งรบกวน ไม่มี1การเลื่อนดูหน้าจออัตโนมัติ ไม่มีข้ออ้างใด ๆ ทั้งสิ้น
ธรรมเนียมปฏิบัตินี้ ซึ่งเรียกว่า "คืนทำงานธุรการ" เริ่มต้นขึ้นในโซเชียลมีเดียก่อนที่จะได้รับความนิยมในวงกว้าง นักข่าว คริส โคลิน ได้กล่าวถึงเรื่องนี้ในวอลล์สตรีทเจอร์นัล ซึ่งช่วยเผยแพร่แนวคิดนี้ไปทั่วโลก ตั้งแต่นั้นมา เทรนด์นี้ก็ค่อยๆ แพร่หลายไปยังห้องนั่งเล่น ห้องครัว และแม้แต่พื้นที่ทำงานร่วมกันบางแห่ง
@kimberlymunzz 10/10 recommended @jianazzz @Detri #adminnight #girlsnight ♬ The Function - Ship Wrek
เหตุผลที่มันได้ผลจริง ๆ
หากค่ำคืนเหล่านี้ดูน่าสนใจ ก็ไม่ใช่เพราะด้านการบริหารจัดการจะน่าตื่นเต้นขึ้นมาทันที แต่เป็นเพราะมันอาศัยกลไกทางจิตวิทยาที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง
- ประการแรก คือแรงจูงใจจากส่วนรวม การได้อยู่ท่ามกลางผู้คนที่กำลังทำโครงการของตนเองเช่นเดียวกับคุณ จะสร้างสภาพแวดล้อมการเรียนรู้ที่มีพลวัต การได้เห็นผู้อื่นก้าวหน้าจะทำให้คุณอยากเริ่มต้นทำสิ่งต่างๆ ด้วยตนเอง
- อีกประเด็นสำคัญคือ การจำกัดเวลา หนึ่งถึงสองชั่วโมงเท่านั้น ไม่เกินนั้น ข้อจำกัดนี้เปลี่ยนภูเขาก้อนโตที่ดูเหมือนเป็นไปไม่ได้ให้กลายเป็นชุดของขั้นตอนเล็กๆ ที่ทำได้สำเร็จ คุณไม่จำเป็นต้อง "จัดการเอกสารทั้งหมด" คุณแค่ต้องมีความคืบหน้าในประเด็นใดประเด็นหนึ่ง และนั่นจะเปลี่ยนทุกอย่าง
บรรยากาศผ่อนคลาย ห่างไกลจากความเครียดจากการทำงานที่เป็นพิษ
กิจกรรม Admin Night ออกแบบมาเพื่อบรรยากาศที่เป็นกันเองและผ่อนคลาย มีดนตรีบรรเลงเบาๆ ขนมขบเคี้ยว และเครื่องดื่มร้อนหรือเย็นให้เลือกตามอารมณ์ จุดประสงค์ไม่ใช่เพื่อสร้างความกดดัน แต่เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมที่มั่นใจและเป็นระบบ ในตอนท้าย ทุกคนสามารถแบ่งปันสิ่งที่ตนเองทำสำเร็จได้ และที่นี่ไม่มีการแข่งขัน การส่งอีเมลที่คุณกลัวมาสามสัปดาห์ การกรอกแบบฟอร์ม หรือการจัดเก็บเอกสารบางอย่าง กลายเป็นความสำเร็จที่น่าเฉลิมฉลอง
แนวทางนี้เป็น "แนวทางเชิงบวกทางจิตใจ" อย่างแท้จริง: มันตระหนักว่าการผัดวันประกันพรุ่งไม่ได้ทำให้คุณไร้ความสามารถ บ่อยครั้งที่มันสะท้อนถึงความรู้สึกท่วมท้น สับสน หรือวิตกกังวลเกี่ยวกับงานที่ซับซ้อน ในที่สุด การพบปะสังสรรค์ในตอนเย็นเหล่านี้จะทำให้ความยากลำบากนั้นกลายเป็นเรื่องปกติ งานธุรการเป็นภาระสำหรับหลายคน การแบ่งปันประสบการณ์นี้ช่วยลดความรู้สึกโดดเดี่ยวในการจัดการเอกสาร การอยู่ร่วมกันเป็นกลุ่มช่วยลดภาระทางจิตใจ เพียงแค่ได้อยู่ตรงนั้น มีสมาธิ และอยู่ท่ามกลางผู้อื่น ก็มักจะเพียงพอที่จะเอาชนะความเฉื่อยชาได้แล้ว
กระแสที่ผ่านมาแล้วก็ผ่านไป หรือเป็นทางออกที่แท้จริง?
แน่นอนว่า Admin Night อาจไม่ได้ช่วยแก้ปัญหาเรื่องงานธุรการทั้งหมดของคุณได้ในคราวเดียว แต่ก็เป็นกรอบการทำงานที่สมจริง เข้าถึงได้ และให้การสนับสนุนเพื่อช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้า นี่ไม่ใช่การเรียกร้องให้คุณทำงานให้ได้ผลผลิตสูง แต่เป็นการเชิญชวนให้ทุกคนช่วยเหลือซึ่งกันและกัน การเปลี่ยนงานที่ต้องทำคนเดียวให้กลายเป็นช่วงเวลาที่ได้ทำร่วมกับเพื่อนๆ ก็เปลี่ยนมุมมองไปแล้ว คุณไม่ได้ "ไม่เก่งเรื่องเอกสาร" คุณเป็นคนที่มีลำดับความสำคัญ มีอารมณ์ และบางครั้งก็อาจขาดแรงจูงใจบ้าง ซึ่งเป็นเรื่องที่เข้าใจได้
จะเป็นอย่างไรถ้าหากวิธีแก้ปัญหาคือการอยู่ท่ามกลางผู้คนที่เหมาะสมเพื่อก้าวไปข้างหน้า? บางครั้ง สิ่งที่ต้องทำก็แค่การนัดหมายช่วงเย็นที่วางแผนมาอย่างดี ฟังเพลงเบาๆ และมีเพื่อนที่กระตือรือร้นสักสองสามคน เพื่อในที่สุดก็กด "ส่ง" และรู้สึกโล่งใจอย่างที่สุด
